Wie Digitalisierung Wachstum ermöglicht
Es gibt genau zwei Ziele für die Einführung einer Betriebssoftware in einem Handwerksbetrieb. Zum einen soll Zeit ‒ und damit Geld ‒ gespart werden. Das gilt insbesondere für die administrativen Aufgaben, die stets in Konkurrenz zu der Arbeit stehen, die wirklich Geld einbringt. Zum anderen soll die Digitalisierung der Abläufe das Wachstum des Handwerksbetriebs unterstützen. Schließlich bedeutet ein größeres Team und ein Mehr an Aufträgen auch immer einen erhöhten Organisations- und Koordinationsbedarf. Da kann entweder schnell die Übersicht verloren gehen, oder es muss eine zusätzliche Verwaltungsfachkraft eingestellt werden, was wiederum den Profit schmälert.
Schafft die Betriebssoftware das nicht, ist sie den Code nicht wert, mit dem sie geschrieben ist.
Vom Wachstum überrollt
Arne Schadt, Geschäftsführer des Holzbau- und Zimmereibetriebs Timberbau im norddeutschen Plön, hat beide Welten kennengelernt. Als er 2016 seinen Betrieb gründete, nahm das Geschäft schnell Fahrt auf. Binnen kürzester Zeit wuchs sein Team auf zehn Mitarbeitende. Unter dem hohen Druck des Tagesgeschäfts blieb keine Zeit, die internen Strukturen und Ressourcen so weiterzuentwickeln, dass sie das Wachstum schultern konnten. Es wurde mit dem geplant und organisiert, was an Softwareprogrammen leicht zugänglich war: MS Office, Google Kalender. Es gab ein Programm für Angebote, eins für die Koordination der Außenteams, eins für die Rechnungen. Viel lief über mündliche Absprachen und Notizzettel. »Ich konnte die Aufträge nicht mehr zufriedenstellend koordinieren. Termine und Materialbestellungen wurden vergessen. Leute wurden nicht richtig eingetaktet«, erinnert sich Schadt.
Alles drohte zu kippen. 2019, nur drei Jahre nach der Gründung, stand der studierte B.A. Architektur und Zimmerermeister vor einem Wendepunkt. »Für mich war klar, entweder muss ich mein Team und damit mein Geschäft verkleinern. Oder ich sorge für das richtige Tool, um weiter wachsen zu können«.
Heute beschäftigt Schadt 25 Mitarbeitende, von denen nur vier im Büro arbeiten. 21 seiner Mitarbeitenden setzen täglich in acht Kolonnen Kundenprojekte um, die von der Inneneinrichtung über Dachstühle bis zu vollständigen Holzhäusern reichen.
Den richtigen Weg finden
»Wenige lokale Betriebe, die ich kenne, sind wirklich digitalisiert. Oftmals haben sie komplett veraltete Strukturen und sind die klassischen Papiertiger«, bemerkt Schadt. »Sie trauen sich dadurch nicht zu wachsen, weil ihnen betriebsintern die Möglichkeiten fehlen. Man kann aber nicht am Markt mithalten ohne sinnvolle Digitalisierung«. Daran wird Arne Schadt täglich erinnert. Die Kunden erwarten heute schnelle Antworten von Anfang an. Wer sein Angebot erst Wochen später einreicht, wird nicht berücksichtigt. Und wenn der Kunde abends über den Stand der Bauarbeiten informiert werden möchte, müssen alle Details ‒ möglichst mit Bildnachweis ‒ vorliegen.
»Früher brauchte ich Stunden für ein Angebot, die ich aber selten im Tagesgeschäft zur Verfügung hatte«, rechnet Schadt rückblickend nach. »Und abends saß ich in Gesprächen mit den Hausbesitzern und suchte nach Antworten«. Heute benötigt Schadt maximal eine Stunde, um ein Ferienhaus zu kalkulieren. Dadurch kann er extrem schnell auf Anfragen reagieren und die Konkurrenz allein schon zeitlich abhängen. Die Kunden werden regelmäßig per automatisierter E-Mails über den Bauverlauf informiert. »Die Kunden sind glücklich, weil sie automatisch immer auf dem Laufenden gehalten werden. Das ist gerade bei Auftraggebern entscheidend, die zum Beispiel in Nürnberg oder so leben und an der Nordsee ihr Ferienhaus durch uns bauen lassen«.
Das entscheidende Erlebnis auf diesem Weg war für Schadt 2019 ein Besuch bei einem befreundeten Handwerksunternehmen im Ort. Der SHK-Betrieb Hückstädt GmbH hat bereits seit 2017 die All-in-one Betriebssoftware mfr im Einsatz. Über diese organisierte sie alles, von der Angebotserstellung über die Einsatz- und Routenplanung bis zur mobilen Arbeitsdokumentation und Rechnungsstellung. »Der Geschäftsführer Lars Hückstädt hat mir damals quasi am lebenden Objekt gezeigt, wie eine wirklich sinnvolle und gute Digitalisierung eines Handwerkbetriebs aussieht. So konnte ich mir einen ganz praxisnahen Blick machen«. Bei der Erinnerung muss Arne Schadt auch etwas schmunzeln: »Ich habe dann bis auf meine CAD-Software alle Programme gelöscht und bin wortwörtlich von heute auf morgen auf die neue Betriebssoftware umgestiegen. Ein echter Sprung ins kalte Wasser, über den ich noch immer sehr glücklich bin«.
Alles aus einem Guss
Nun ist es eine Binsenweisheit, dass jede Idee eines Geschäftsführers nur so gut ist, wie deren Umsetzung durch die Belegschaft. »Natürlich war das Team am Anfang skeptisch«, gesteht Schadt. »Aber heute sind alle voll dabei«. Für Arne Schadt hat das zwei Gründe: »Zum einen haben meine Mitarbeitenden ein Bewusstsein dafür entwickelt, dass die Digitalisierung den Erfolg bei den Kunden maßgeblich unterstützt. Das fängt bei der Schnelligkeit an, geht bei den sauberen Berichten weiter und endet nicht zuletzt damit, dass die Arbeiten einfach perfekt laufen«.
Der zweite Grund liegt in der einfachen Handhabbarkeit der Softwarelösung. Diese muss nicht nur intuitiv bedient werden können. Sie muss auch zum Arbeitsalltag passen und darf nicht zu Mehraufwand führen. »Selbst die Älteren im Team nutzen die Software gerne und routiniert«, bestätigt Schadt.
Im Alltag von Timberbau greift über mfr mittlerweile alles ineinander. Die cloudbasierte Lösung ermöglicht nicht nur, dass für alle Mitarbeitenden stets alle für sie relevanten Informationen ‒ von den Grunddaten über die Termine und Kundenkommunikation bis zu den Aufrisszeichnungen und notwendigen Materialen ‒ einsehbar sind. Auf der Baustelle können über die mobile App auf den Endgeräten (iOS oder Android) auch alle Arbeiten direkt in projektgenauen Arbeitschecklisten per Checkbox, Foto und Notiz dokumentiert werden.
Zudem laufen alle einzelnen Schritte der Auftragsverwaltung auf einer Oberfläche: Angebot, Kundenkommunikation, Einsatz- und Routenplanung mit KI-gestützter Vorauswahl der passenden Mitarbeitenden und optimierten Fahrstrecken, Arbeitsdokumentation, Berichterstellung und Rechnungsstellung. Über das Performance-Dashboard kann Schadt als Geschäftsführer jederzeit den Stand und die Effizienz der Aufträge nachvollziehen. Kurz: Die Abläufe gehen bei Timberbau Hand in Hand, ohne dass sich die Mitarbeitenden verbiegen müssen. Und wenn doch weitere Softwareprogramme eingebunden werden müssen, stehen potenziell über 6.000 Schnittstellen bereit.
Das Beste für Schadt ist dabei, dass er sowohl weniger Zeit mit administrativen Aufgaben verbringt, als auch das Wachstum seines Betriebs weiter vorantreiben konnte. Und das mit nur einer einzigen Person, die sich im Office um die Auftragssteuerung per mfr kümmert.
»Das wichtigste Gut eines Unternehmers ist Zeit«, so Schadt. »Und wir haben sehr viel Zeit gewonnen und konnten damit den Weg zum Erfolg und Wachstum von Timberbau ebnen«.
Autor: Jan Höppner ist Gründer und Geschäftsführer der Leipziger Simplias GmbH. Mit seinem Unternehmen entwickelt und vertreibt er seit 2012 die Handwerker-Branchensoftware mfr. Er ist studierter Elektro-und Elektronik-Ingenieur.
